Privacy Policy / Datenschutzhinweise
Last updated: 18 October 2026 — review draft, not effective until approved publication
This Privacy Policy explains how Swiss Digital Flow ("we", "us", "our") collects, uses and protects personal data when you use our document automation platform (the "Service"). We describe our data practices here; this notice is not a certification of compliance with the Swiss Federal Act on Data Protection (revFADP) or the EU General Data Protection Regulation (GDPR).
ADAM Personal: persönliche Gmail-Verbindung
ADAM Personal ist ein separates persönliches Assistenzangebot von Swiss Digital Flow. Die Google-Anmeldung bei der Dokumentplattform und die persönliche Gmail-Autorisierung in ADAM sind unterschiedliche Vorgänge. Die persönliche Verbindung ist einem angemeldeten ADAM-Nutzer zugeordnet und nutzt nicht den geschäftlichen Gmail-Anschluss.
Zugriff und Verwendung
Der persönliche Gmail-Verbindungsablauf fordert Google-Profilangaben (E-Mail-Adresse und Profil) sowie lesenden Gmail-Zugriff an. Die Google-Einwilligungsanzeige zeigt die tatsächlich erteilten Berechtigungen. Der lesende Gmail-Zugriff ist weiter als die derzeit angezeigten Felder: Die geprüfte Suchfunktion liest Absender, Betreff, Datum und Nachrichtenausschnitte; eine Postfachabfrage kann auch Ihre Gmail-Adresse zurückgeben. Diese Angaben dienen der von Ihnen angeforderten persönlichen Suche und Anzeige. Diese persönliche Gmail-Funktion sendet, verändert oder löscht keine Nachrichten.
Verarbeitung, Speicherung und Empfänger
Gmail-Abfragen werden über den Lovable-Verbindungsdienst an Google übermittelt. Google-OAuth-Tokens werden dort verwaltet; ADAM speichert einen verschlüsselten Verbindungsschlüssel auf dem Server, zugeordnet zum jeweiligen Nutzer. Suchergebnisse werden zur Anzeige an Ihren Browser zurückgegeben. Für die geprüfte persönliche Suchfunktion ist keine dauerhafte Postfachkopie in der ADAM-Datenbank vorgesehen. Dies ist keine Zusicherung, dass bei beteiligten Diensten keinerlei Protokolle oder Sicherungskopien entstehen.
Der persönliche KI-Chat kann Gesprächsinhalte, persönliche Einstellungen und Erinnerungen über Lovable an KI-Anbieter übermitteln. Wenn Sie Gmail-Inhalte selbst in einen solchen Chat übernehmen, können auch diese Gesprächsinhalte verarbeitet werden. Die geprüfte direkte Gmail-Suchantwort wird ohne KI-Auswertung formatiert. Die abschliessenden Empfängerbedingungen, Verarbeitungsländer und Aufbewahrungsfristen für diese getrennte Personal-Funktion müssen vor Freigabe bestätigt werden.
Trennen, Widerrufen und Aufbewahrung
Über die persönliche Gmail-Trennfunktion in ADAM können Sie die Verbindung beenden. Nach erfolgreicher Trennung beim Verbindungsdienst wird der persönliche Verbindungseintrag in ADAM gelöscht. Zusätzlich können Sie den Zugriff in den Drittanbieter-Verbindungen Ihres Google-Kontos widerrufen. Dadurch werden nicht Ihre ursprünglichen Gmail-Nachrichten gelöscht. Bereits angezeigte oder von Ihnen separat gespeicherte Inhalte werden dadurch nicht rückwirkend entfernt. Für Protokolle und Sicherungskopien der beteiligten Dienste wird hier keine unbestätigte Löschfrist zugesichert.
Freigabehinweis: Dieser Zusatz ist ein Entwurf zur Prüfung. Vor Veröffentlichung müssen die tatsächlich erteilten Google-Berechtigungen, Empfängerbedingungen und Aufbewahrungsfristen bestätigt werden. Die folgenden allgemeinen Angaben zur Dokumentplattform ersetzen diese Prüfung nicht.
1. Data Controller
Swiss Digital Flow, Zürich, Switzerland is the data controller for personal data processed through the Service. Contact: privacy@swissdigitalflow.com.
2. Data We Collect
- Account data: name, email, company name, password hash, language preference.
- Authentication data: when you sign in with Google, we receive your name, email and Google account identifier.
- Subscription & billing data: plan, status, invoices and a Stripe customer identifier. Card details are handled by Stripe and never reach our servers.
- Uploaded documents: the files you upload, their extracted text, fields and classifications.
- Usage data: log records of actions in the Service (uploads, reviews, exports), IP address, browser metadata, error reports.
3. Purposes & Legal Bases
- Operating the Service (contract performance, Art. 6(1)(b) GDPR; Art. 31(1) nLPD).
- Processing payments and managing subscriptions via Stripe (contract performance).
- Securing the Service, fraud prevention, audit logs (legitimate interest).
- Sending transactional emails (contract performance) and product updates (consent, opt-out at any time).
- Complying with legal obligations such as Swiss accounting record-keeping.
4. Sub-Processors
We rely on the following sub-processors:
- Supabase – authentication, database and storage hosting (EU region).
- Cloudflare – application delivery and edge compute.
- Stripe – payment processing and subscription management.
- Google – optional Google Sign-In.
- Resend – transactional email delivery.
- Lovable AI Gateway – AI providers used for OCR, classification and extraction.
Transfers outside Switzerland and the EU are protected by Standard Contractual Clauses and the Swiss addendum where required.
5. Document Confidentiality
Uploaded documents are isolated per organisation through Row-Level Security and stored encrypted at rest. We do not use your document content to train AI models. Document data is only sent to AI providers for the limited purpose of processing your request.
6. Retention
Documents and extracted fields are kept until you delete them or close your account. Audit logs are retained for up to 24 months. Billing records are kept for 10 years to comply with Swiss accounting law.
7. Your Rights
You have the right to access, rectify, delete, restrict and port your personal data, and to object to processing. Under GDPR you also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority. To exercise these rights, contact privacy@swissdigitalflow.com. You may also contact the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC, edoeb.admin.ch).
8. Cookies
We use strictly necessary cookies for authentication and session management. We do not use advertising or third-party tracking cookies.
9. Security
We use TLS in transit, encryption at rest, role-based access, audit logging, optional two-factor authentication and regular security reviews.
10. Changes
We will notify you of material changes to this policy by email or in-app notice at least 30 days before they take effect.